Lohnabrechnungen offline zu erstellen, ist eine gängige Praxis in deutschen Betrieben. Häufig werden die Abrechnungen bewusst auf Rechnern erstellt, die nicht mit dem Internet verbunden sind. Zu viele Vorbehalte gibt es in dem Bezug auf Datendiebstahl. Dabei sind Online-Programme besser als ihr Ruf und vereinfachen in vielen Betrieben die Lohnbuchhaltung.
Feste oder schwankende Arbeitszeiten
Arbeiten Angestellte immer dieselbe Stundenanzahl am Tag und in der Woche, ist eine genaue Zeiterfassung nicht zwingend notwendig. Wobei Arbeitgeber sich Gedanken machen müssen, ob Mitarbeiter tatsächlich nur die Pausenzeit nutzen, die vertraglich vereinbart ist. Viele überschreiten gerne mal ein paar Minuten, andersherum leisten viele Angestellte in Deutschland unbezahlte Überstunden.
Werden Angestellte nach Stunden bezahlt und kommt es zu schwankenden Arbeitsstunden in der Woche, sind die Zeiten digital zu erfassen. Das funktioniert mit einer modernen Stechuhr. Mittels Bench loggen sich Mitarbeiter zur Schicht ein, die Zeit wird automatisch von der Software registriert und umgehend wird die reine Arbeitszeit ermittelt. Die Arbeitszeiterfassung ist entscheidend für die exakte Lohnabrechnung.
Smarte Lohnbuchhaltung
Lohnabrechnungen online zu erstellen entlastet sowohl finanziell den Betrieb als auch die Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung. Dauerte es in der Vergangenheit oft Wochen nach dem ersten des Folgemonats, bevor die Lohnabrechnungen ausgestellt und die Löhne überwiesen wurden, funktioniert das heute sehr viel schneller.
Angestellte der Lohnbuchhaltungen dürfen sich nicht ausschließlich auf die Software verlassen. Sie müssen kontrollieren, ob Änderungen vorliegen, die unbedingt vor der nächsten Abrechnungsperiode zu berücksichtigen sind. Sie müssen die Einzelheiten einer Lohnabrechnung verwalten, dienen außerdem als Ansprechpartner des Betriebs als auch den Angestellten.
Online Lohnabrechnungen erstellen
Bezüglich der Sicherheit der Online-Programme machen sich zu viele Unternehmen zu viele negative Gedanken. Die Programme sind mit einer Sicherheitssoftware ausgestattet, die speziell für Online-Programme wie diese entwickelt wurden. Daten können nicht einfach abgeschöpft werden und Programme verbreiten sie nicht automatisch im Netz.
Regelmäßige Sicherheitsupdates schützen die Daten vor dem Zugriff Unbefugter. Der Vorteil für Unternehmen ist, dass sie nicht mehr an einen Ort gebunden sind, um Korrekturen vorzunehmen. Unternehmensleiter können auch auf der Dienstreise Beschwerden prüfen und Lohnkorrekturen vornehmen.
Durch die automatisierte Erfassung der Daten eines Angestellten errechnet die hochintelligente Software alleine den Brutto- und Nettolohn. Daran anknüpfen lässt sich eine Software der Hausbank, die zu einem fixen Termin die freigegebenen Löhne durch das Online-Programm auf die Konten der Angestellten überweist. Lohntransaktionen dauern national oft nur noch wenige Minuten. Abhängig davon, welchen Service Unternehmen nutzen, um Transaktionsgeschäfte abzuwickeln.
Immer sicheren Zugang wählen
Ist der eigene Rechner ungeschützt, kann die Online-Software bestens geschützt sein, Daten sind dann unsicher gelagert. In der Regel laden Lohnbuchhaltungen eine Kopie der erstellten Lohnbescheinigungen auf den eigenen Betriebsrechner. Deshalb muss dieser immer mit dem neuesten Update ausgerüstet sein, dass kein externer Zugriff möglich ist.
Bildnachweis:
Алина Бузунова/Adobe Stock
